Cách xử lý hóa đơn bỏ sót chưa kê khai

Trong quá trình làm kế toán, chuyện quên kê khai một tờ hóa đơn không hiếm gặp: hóa đơn về muộn, thất lạc, hoặc nhân viên để sót. Tin tốt là hầu hết trường hợp đều xử lý được nếu bạn làm đúng cách. Bài viết hướng dẫn cụ thể.

Hóa đơn bỏ sót là gì

Hóa đơn bỏ sót là hóa đơn đã phát sinh nhưng chưa được đưa vào tờ khai thuế của kỳ tương ứng. Có thể là hóa đơn đầu vào (mua hàng, dịch vụ) hoặc hóa đơn đầu ra (bán hàng). Cách xử lý hai loại này khác nhau, nên trước tiên bạn cần xác định rõ hóa đơn đó thuộc đầu vào hay đầu ra.

Nguyên tắc kê khai bổ sung

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định trong Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Nguyên tắc chung là bạn được khai bổ sung khi phát hiện sai sót, miễn là trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

Hóa đơn đầu vào bỏ sót

Với hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào đủ điều kiện khấu trừ mà bị bỏ sót, thông thường bạn được kê khai bổ sung vào kỳ phát hiện, tức có thể đưa vào tờ khai của kỳ hiện tại, miễn là chưa bị cơ quan thuế công bố kiểm tra. Nhờ vậy, phần thuế đầu vào của bạn không bị mất.

Hóa đơn đầu ra bỏ sót

Hóa đơn đầu ra thì ngược lại: bạn phải khai bổ sung vào đúng kỳ phát sinh hóa đơn đó. Vì đây là doanh thu và thuế đầu ra đáng lẽ phải nộp từ trước, nên thường sẽ phát sinh số thuế nộp thêm và tiền chậm nộp tính từ hạn nộp của kỳ gốc đến khi nộp đủ.

Cách lập tờ khai bổ sung

1. Xác định kỳ tính thuế cần điều chỉnh (kỳ phát sinh với đầu ra; kỳ phát hiện với đầu vào).
2. Lập tờ khai bổ sung kèm bản giải trình khai bổ sung theo mẫu.
3. Điều chỉnh các chỉ tiêu liên quan cho đúng số thực tế.
4. Nếu phát sinh thuế nộp thêm, nộp thuế và tiền chậm nộp đồng thời.
5. Lưu lại hồ sơ, chứng từ để giải trình khi cần.

Ví dụ minh họa

Công ty Hồng Phúc phát hiện tháng 3 quên kê một hóa đơn bán hàng trị giá 50 triệu đồng chưa thuế, thuế suất 10%, tức thiếu 5 triệu đồng thuế đầu ra. Vì là hóa đơn đầu ra, công ty phải khai bổ sung cho kỳ tháng 3, nộp thêm 5 triệu đồng thuế cùng tiền chậm nộp tính theo số ngày trễ.

Ở chiều ngược lại, nếu công ty quên một hóa đơn đầu vào 30 triệu đồng (thuế 3 triệu đồng), họ có thể kê khai bổ sung phần thuế đầu vào này vào kỳ phát hiện để được khấu trừ, miễn là chưa bị công bố kiểm tra.

Lưu ý về xử phạt

Khai bổ sung dẫn đến thiếu thuế có thể kèm tiền chậm nộp, và tùy mức độ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Tuy nhiên, chủ động phát hiện và khai bổ sung sớm luôn nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc để cơ quan thuế phát hiện khi kiểm tra.

Lời khuyên thực tế: hãy đối chiếu hóa đơn với tờ khai mỗi tháng, đừng dồn đến cuối năm. Phát hiện sớm giúp số tiền chậm nộp nhỏ và hồ sơ gọn gàng hơn.

Bài viết mang tính hướng dẫn tổng quát; quy định và mức cụ thể có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành mới nhất hoặc liên hệ Kế toán Thành Sen 0918 186 234 để được tư vấn theo tình huống của bạn.