Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Hóa đơn điện tử viết sai là chuyện gặp thường xuyên trong công việc kế toán: sai tên công ty, sai mã số thuế, sai số lượng, sai đơn giá hay sai thuế suất. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp dễ bị loại chi phí, bị phạt hoặc vướng mắc khi quyết toán. Bài viết hướng dẫn cách xử lý theo tinh thần Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trước tiên, xác định hóa đơn đang ở trạng thái nào

Đừng vội hủy hay lập lại khi chưa biết hóa đơn đã đi tới đâu. Hãy xác định:

• Hóa đơn chưa gửi cho người mua và chưa gửi cơ quan thuế.
• Hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi người mua.
• Hóa đơn đã gửi cho người mua.

Mỗi trạng thái có cách xử lý khác nhau. Xác định sai bước này chính là nguồn gốc của phần lớn rắc rối về sau.

Trường hợp phát hiện sai sớm

Nếu người bán phát hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị sai nhưng chưa gửi cho người mua, cách xử lý khá gọn:

1. Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót.
2. Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã.
3. Lưu hóa đơn bị hủy để tra cứu, tuyệt đối không dùng để kê khai.

Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

Đây là tình huống phổ biến và cần thận trọng nhất. Bạn chọn một trong hai hướng: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Trước khi làm, người bán và người mua nên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, trừ khi hai bên đã có thỏa thuận từ trước.

Khi nào nên điều chỉnh

Chọn điều chỉnh khi sai về giá trị như số tiền, thuế suất, tiền thuế:

• Điều chỉnh tăng thì ghi số dương.
• Điều chỉnh giảm thì ghi số âm, đúng phần chênh lệch cần sửa.
• Trên hóa đơn ghi rõ dòng "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày...".

Hóa đơn gốc vẫn tồn tại; hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi nhận phần chênh lệch.

Khi nào nên thay thế

Chọn thay thế khi sai các thông tin như tên hàng hóa, tên người mua, địa chỉ. Bạn lập một hóa đơn mới hoàn chỉnh, đúng toàn bộ nội dung, ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày...". Hóa đơn mới này thay hẳn cho hóa đơn cũ.

Các bước thao tác trên phần mềm

1. Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
2. Tra đúng hóa đơn sai theo ký hiệu và số hóa đơn.
3. Chọn chức năng Điều chỉnh hoặc Thay thế cho phù hợp.
4. Nhập nội dung đúng, đính kèm biên bản thỏa thuận nếu có.
5. Ký số và gửi để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới.
6. Gửi lại hóa đơn cho người mua và lưu đủ cả hóa đơn cũ lẫn mới.

Ví dụ minh họa

Công ty của bạn xuất hóa đơn ghi nhầm thuế suất 8% trong khi đúng phải là 10%, và hóa đơn đã gửi khách. Kế toán lập biên bản thỏa thuận với người mua, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh tăng phần tiền thuế chênh lệch 2%, ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn gốc. Cả hai bên khai bổ sung ở kỳ phát sinh điều chỉnh cho khớp số liệu.

Vài lưu ý để tránh sai tiếp

• Không gạch xóa, sửa tay như thời hóa đơn giấy.
• Mỗi lần xử lý đều lưu biên bản, thông báo để có căn cứ giải trình.
• Nếu tờ khai thuế đã nộp, cân nhắc khai bổ sung đúng kỳ để số liệu khớp.
• Kiểm tra kỹ mã số thuế và tên đơn vị ngay khi lập, vì đây là lỗi hay gặp nhất.

Bài viết mang tính hướng dẫn tổng quát; quy định và mức cụ thể có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành mới nhất hoặc liên hệ Kế toán Thành Sen 0918 186 234 để được tư vấn theo tình huống của bạn.