Hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp là gì

Nhiều kế toán mới nghe câu "hóa đơn phải hợp lệ, hợp lý, hợp pháp" nhưng không phân biệt được ba khái niệm này. Hiểu rõ chúng giúp bạn biết một khoản chi có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không. Bài viết giải thích ngắn gọn, dễ nhớ.

Hóa đơn hợp pháp

Hợp pháp nghĩa là hóa đơn do đơn vị đủ điều kiện phát hành, đúng loại, đúng mẫu theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Dấu hiệu của hóa đơn hợp pháp:

• Là hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• Có mã của cơ quan thuế hoặc thuộc loại không có mã đã được chấp thuận.
• Còn giá trị sử dụng, không phải hóa đơn của doanh nghiệp đã bỏ trốn, ngừng hoạt động tại thời điểm xuất.

Bạn nên tra cứu tình trạng hoạt động của người bán trên trang của cơ quan thuế trước khi nhận hóa đơn giá trị lớn.

Hóa đơn hợp lệ

Hợp lệ nói về nội dung ghi trên hóa đơn: đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu bắt buộc.

Một hóa đơn hợp lệ thường có:

• Đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán.
• Đúng tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Đúng thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán.
• Có chữ ký số hợp lệ và ngày lập rõ ràng.

Chỉ cần sai mã số thuế hay sai tên đơn vị là hóa đơn đã không còn hợp lệ, dù nó vẫn hợp pháp về hình thức.

Hóa đơn hợp lý

Hợp lý là yếu tố khó nhất, gắn với bản chất của khoản chi. Một khoản chi được xem là hợp lý khi:

• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phù hợp với doanh thu, quy mô và ngành nghề.
• Có đầy đủ hồ sơ đi kèm như hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Ví dụ, một doanh nghiệp vận tải mua nhiên liệu là hợp lý; nhưng hóa đơn mua mỹ phẩm số lượng lớn không gắn với hoạt động kinh doanh thì khó được chấp nhận.

Ba yếu tố phải đi cùng nhau

Đây là điểm mấu chốt: một khoản chi chỉ được tính là chi phí được trừ khi đủ cả ba. Thiếu một yếu tố là rủi ro bị loại:

• Hợp pháp nhưng không hợp lệ: hóa đơn thật nhưng ghi sai mã số thuế.
• Hợp lệ nhưng không hợp lý: hóa đơn ghi đúng nhưng khoản chi không phục vụ kinh doanh.
• Hợp lý nhưng không hợp pháp: chi có thật nhưng lấy hóa đơn của đơn vị đã ngừng hoạt động.

Ví dụ tổng hợp

Công ty của bạn mua bàn ghế văn phòng trị giá 30 triệu đồng. Để khoản chi được trừ, hóa đơn phải hợp pháp (người bán đang hoạt động, xuất hóa đơn điện tử có mã), hợp lệ (đúng mã số thuế, tên, số tiền, có chữ ký số) và hợp lý (có hợp đồng, biên bản giao nhận và thanh toán chuyển khoản vì trên 20 triệu đồng).

Danh sách kiểm tra nhanh

1. Người bán còn hoạt động không?
2. Thông tin trên hóa đơn có đúng và đủ không?
3. Khoản chi có phục vụ kinh doanh không?
4. Hồ sơ đi kèm và chứng từ thanh toán đã đủ chưa?

Trả lời "có" cho cả bốn câu, bạn có thể yên tâm đưa vào chi phí.

Bài viết mang tính hướng dẫn tổng quát; quy định và mức cụ thể có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành mới nhất hoặc liên hệ Kế toán Thành Sen 0918 186 234 để được tư vấn theo tình huống của bạn.