Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được nhiều cửa hàng, nhà hàng, siêu thị mini áp dụng vì tiện lợi và phù hợp với hoạt động bán lẻ. Bài viết giúp bạn hiểu bản chất, đối tượng nên dùng và các bước triển khai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hóa đơn từ máy tính tiền là gì

Đây là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Nói đơn giản, mỗi lần bạn bán hàng và in phiếu tính tiền, dữ liệu hóa đơn được gửi về cơ quan thuế.

Điểm khác biệt so với hóa đơn điện tử thông thường là loại này không nhất thiết phải có chữ ký số, và người bán có thể xuất liên tục theo từng lần bán ngay tại quầy.

Ai nên sử dụng

Hình thức này phù hợp với các đơn vị bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng với số lượng giao dịch lớn, chẳng hạn:

• Nhà hàng, quán ăn, quán cà phê.
• Siêu thị, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện lợi.
• Cửa hàng bán lẻ thuốc, mỹ phẩm, quần áo.
• Cơ sở kinh doanh dịch vụ vui chơi, giải trí.

Đặc điểm nhận biết

Một hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hợp lệ thường có:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế.

Người mua có thể dùng hóa đơn này để tham gia chương trình hóa đơn may mắn hoặc đưa vào chi phí nếu cung cấp mã số thuế.

Điều kiện áp dụng

Để triển khai, cơ sở kinh doanh cần:

1. Có máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng đáp ứng chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã được chấp thuận.
3. Có đường truyền internet ổn định và tài khoản giao dịch thuế điện tử.

Các bước đăng ký và sử dụng

1. Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phù hợp với quy mô cửa hàng.
2. Lập và gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chọn hình thức khởi tạo từ máy tính tiền.
3. Chờ cơ quan thuế chấp nhận đăng ký.
4. Cấu hình phần mềm, khai báo danh mục hàng hóa, thuế suất và thông tin cửa hàng.
5. Bán hàng và xuất hóa đơn ngay tại quầy; dữ liệu tự động chuyển về cơ quan thuế theo định kỳ.
6. Cuối ngày, đối chiếu tổng doanh thu với dữ liệu đã gửi để bảo đảm khớp số.

Lợi ích khi áp dụng

• Xuất hóa đơn nhanh, không cần chờ ký số từng tờ.
• Giảm sai sót nhập liệu vì lấy dữ liệu ngay từ phần mềm bán hàng.
• Dễ quản lý doanh thu theo ca, theo ngày.
• Tạo sự minh bạch và thuận tiện khi giải trình với cơ quan thuế.

Vài lưu ý

• Vẫn phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn đầy đủ theo quy định.
• Nếu khách cần hóa đơn để hạch toán chi phí, hãy nhập đúng mã số thuế người mua.
• Thường xuyên kiểm tra kết nối để tránh tình trạng dữ liệu chưa chuyển về cơ quan thuế.
• Khi có sai sót, xử lý theo nguyên tắc điều chỉnh hoặc thay thế như hóa đơn điện tử thông thường.

Bài viết mang tính hướng dẫn tổng quát; quy định và mức cụ thể có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành mới nhất hoặc liên hệ Kế toán Thành Sen 0918 186 234 để được tư vấn theo tình huống của bạn.