Cách hạch toán mua bán hàng hóa cơ bản

Hạch toán mua bán hàng hóa là nghiệp vụ lặp đi lặp lại mỗi ngày ở hầu hết doanh nghiệp thương mại. Nắm chắc phần này, bạn sẽ tự tin ghi sổ đúng và tránh sai sót khi lên báo cáo. Bài viết hướng dẫn theo cách cầm tay chỉ việc.

Nguyên tắc cơ bản trước khi định khoản

Mọi bút toán mua bán đều dựa trên hai ý tưởng đơn giản: hàng hóa đi vào thì ghi tăng tài sản, hàng hóa đi ra thì ghi giảm tài sản và ghi nhận doanh thu, giá vốn. Song song đó là phần thuế giá trị gia tăng và công nợ với đối tác.

Các tài khoản thường dùng: hàng tồn kho (156), thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (133), phải trả người bán (331), doanh thu bán hàng (511), giá vốn hàng bán (632), thuế giá trị gia tăng phải nộp (3331), tiền mặt (111) và tiền gửi ngân hàng (112). Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 tùy quy mô.

Hạch toán khi mua hàng

Mua hàng nhập kho

Khi mua hàng hóa về nhập kho và được khấu trừ thuế, bạn ghi:

• Nợ tài khoản 156: giá mua chưa thuế.
• Nợ tài khoản 133: thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Có tài khoản 111, 112 hoặc 331: tổng số tiền phải trả.

Nếu trả tiền ngay thì ghi Có 111 hoặc 112; nếu mua chịu thì ghi Có 331 và theo dõi công nợ phải trả.

Chi phí thu mua

Các chi phí như vận chuyển, bốc xếp phục vụ việc mua hàng được tính vào giá gốc hàng nhập kho. Bạn ghi Nợ 156 phần chi phí này (và Nợ 133 nếu có thuế), đối ứng với tiền hoặc công nợ. Nhờ vậy, giá vốn sau này phản ánh đúng chi phí thực tế.

Hạch toán khi bán hàng

Ghi nhận doanh thu

Khi xuất bán hàng, phản ánh doanh thu và thuế đầu ra:

• Nợ tài khoản 111, 112 hoặc 131: tổng tiền khách phải trả.
• Có tài khoản 511: doanh thu chưa thuế.
• Có tài khoản 3331: thuế giá trị gia tăng đầu ra.

Ghi nhận giá vốn

Đồng thời với doanh thu, bạn phải ghi giảm hàng tồn kho và ghi nhận giá vốn:

• Nợ tài khoản 632: giá vốn hàng bán.
• Có tài khoản 156: trị giá hàng xuất kho.

Đây là cặp bút toán "song sinh": có doanh thu là phải có giá vốn tương ứng, nếu không lãi lỗ sẽ sai.

Ví dụ tổng hợp

Công ty Thương mại Bình Minh mua 100 thùng nước giải khát, giá 200.000 đồng/thùng chưa thuế, thuế suất 8%, chưa trả tiền. Sau đó bán 60 thùng với giá 300.000 đồng/thùng chưa thuế, thu bằng chuyển khoản.

Khi mua: Nợ 156 là 20.000.000; Nợ 133 là 1.600.000; Có 331 là 21.600.000.

Khi bán, ghi doanh thu: Nợ 112 là 19.440.000; Có 511 là 18.000.000; Có 3331 là 1.440.000. Ghi giá vốn: Nợ 632 là 12.000.000; Có 156 là 12.000.000 (tương ứng 60 thùng).

Lưu ý thường gặp

1. Luôn ghi giá vốn cùng lúc với doanh thu, tránh để cuối kỳ mới nhớ ra.
2. Tách rõ giá chưa thuế và tiền thuế ngay từ khi nhập liệu.
3. Chọn đúng phương pháp tính giá xuất kho (bình quân, nhập trước xuất trước...) và áp dụng nhất quán.
4. Đối chiếu sổ kho với sổ kế toán định kỳ để phát hiện lệch sớm.

Bài viết mang tính hướng dẫn tổng quát; quy định và mức cụ thể có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành mới nhất hoặc liên hệ Kế toán Thành Sen 0918 186 234 để được tư vấn theo tình huống của bạn.